Grondwet van die Afrikaanse Klub van Nieu-Seeland
‘n Nie-winsgewende Trust (Nr. AK/1025111)
(Soos in Desember 2003 deur die Algemene Jaarvergadering van die Klub gewysig)
1. Naam
Die naam van die organisasie sal wees: Die Afrikaanse Klub "Charitable Trust".
2. Missie en doelwitte
2.1 Missie
Hierdie is 'n nie-winsgewende Afrikaanstalige klub, ter ondersteuning van Suider-Afrikaanse immigrante in Nieu-Seeland en vir die daarstelling van opbouende, sosiale, netwerk- en kultuuraktiwiteite.
2.2 Doelwitte
- Om die gesinseenheid te ondersteun deur die daarstelling van opbouende sosiale, kulturele en ontspanningsaktiwiteite wat in gesinsverband geniet kan word.
- Om deur middel van die kunste aan die verskillende kulturele behoeftes van ons teikengemeenskap te voldoen en die kunste as 'n gemene deler tussen mense te ontgin.
- Om na die Kiwi-, multikulturele en (SA) Engelssprekende gemeenskap in Nieu-Seeland uit te reik en die Afrikaanssprekende immigrant op positiewe wyse aan hulle bekend te stel.
Al hierdie dinge word gedoen met dankbare erkenning aan God Drie-Enig.
3. Etos
- Hoewel Die Afrikaanse Klub nie ‘n godsdienstige organisasie is
nie, onderskryf die Klub die Christelike geloof soos vervat in die Bybel.
- Vanuit hierdie benadering streef die Klub ook daarna om ‘n gesonde
gesinsbenadering te volg en om die Christelike strukture (en veral Afrikaanstalige
Christelike strukture) wat mag bestaan te ondersteun waar moontlik.
- Hoewel dit aanvaar word dat hoofsaaklik persone wat tot die Christelike
geloof behoort, waarskynlik formeel by die klub sal wil aansluit, beskou
die Klub dit ook sy Christelike plig om tydens sy projekte (waar toepaslik)
ook na enige ander persone in die breë gemeenskap uit te reik en te
betrek.
- Die interne gebruiks- en voertaal van die Klub is Afrikaans. Die gebruikstaal
in alle amptelike kommunikasie na lede en intekenaars op kommunikasiemedia
(soos die kwartaalblad “Uit-maar-Tuis” en die weeklikse e-pos
nuusbrief “Brokkies”) is Afrikaans. Engels kan van tyd tot tyd
veral in Brokkies gebruik word, indien advertensies of bydraes in Engels
ontvang word, of om met Engelstalige korrespondente te kommunikeer.
- Die klem val op kultuur en die Klub beskou dit as waardevol vir die Klub
se beeld en ook vir sy lede se verryking om ook van tyd tot tyd blootstelling
aan ander kulture te kry, maar ook om die Suider-Afrikaner en Afrikaanssprekende
spesifiek aan ander kulture bekend te stel.
- Die Klub is nie ‘n drukgroep of ‘n politieke groep nie. Die
Klub sal nie namens individue of groepe kollektiewe sake van beswaar met
owerheidsinstellings of ander groepe aanroer en help beveg nie.
4. Aktiwiteite & Dienste
Tipiese Aktiwiteite
- Gesinsfokus:-
Danse, pretdae, braaivleise, uitstappies, ens.
- Kunstefokus:-
Afrikaanse Kunstefeeste, toneel, ad hoc musiek- en liriekkonserte, ontginning van plaaslike Afrikaanse talent, ens.
- Uitreikfokus:-
Affiliasie by toepaslike kulturele organisasies, die ontwerp van projekte wat mense van ander groepe pro-aktief betrek, die bou van 'n positiewe beeld van die klub en die Afrikaanssprekende, ens.
Ons Dienste
- Sosiale funksies;
- 'n Afrikaanse Klubtydskrif;
- 'n Ondersteunende webblad.
- 'n Weeklikse elektroniese nuusbrief wat as skakel- en advertensiemedium
dien en ook gebruik word om Klubprojekte mee te promoveer en fondse te in;
- Afrikaanse musiek en toneel;
- 'n Sosiale netwerk;
- 'n Besigheidsnetwerk
5. Lidmaatskap
- Lidmaatskap tot die Klub sal oop wees vir enige persoon
wat met die Grondwet van die Klub identifiseer en dit ondersteun.
- Lidmaatskap word gesien as 'n "Gesinslidmaatskap" (Dit
sluit individuele lidmaatskap in). 'n Gesin word bepaal deur een of twee
ouers met hul minderjarige kinders. (Die definisie van "minderjarige kinders"
is vir hierdie doel gesinslede onder die ouderdom van 18 jaar. Gesinslede
bo die ouderdom van 18 jaar kan oorweeg om self aan te sluit.) Oumas, oupas
en ander familielede in die huishouding moet afsonderlik aansluit.
- Ledegeld word jaarliks deur die verkose Bestuurskomitee
bepaal en is jaarliks betaalbaar.
- Stemreg: Elke gesin is geregtig op maksimum twee stemme
tydens algemene vergaderings; dus een stem per volwasse lid van die gesin.
- Eerste aansluiting: Eerste aansluiting vir individue
en gesinne kos 'n bedrag soos jaarliks bepaal deur die Bestuurskomitee.
Die Bestuurskomitee mag vir praktiese redes 'n benadering aanvaar wat daarop
neerkom dat eerste aansluiters se aansluitingsfooi pro rata per kwartaal
afneem, afhangende van wanneer hulle gedurende die jaar aansluit.
- Duur van lidmaatskap: Twaalf maande, wat strek van 1
April van een jaar tot 31 Maart van die daaropvolgende jaar. Dit stem ooreen
met die klub se amptelike finansiële jaar.
- Hernuwing van lidmaatskap: Hernuwingskennisgewings word
jaarliks aan die begin van elke finansiële jaar uitgestuur en kos 'n bedrag
soos deur die Bestuurskomitee bepaal. Lidmaatskap word verbeur indien dit
nie teen die sperdatum - soos deur die Bestuurskomitee in die hernuwingskennisgewing
bepaal - betaal word nie. (Lees ook saam met Par. 9 (b)).
- Lidmaatskapvoordele: Die Bestuurskomitee kan van tyd
tot tyd, soos omstandighede dit toelaat, by privaatbesighede of ander instansies
afslag op goedere en/of dienste vir klublede beding, wat met die vertoning
van hul lidmaatskapkaarte verkry kan word. Net so kan afslag op advertensies
en afslag op toegangsfooie by klubfunksies as ledevoordele ingestel word.
Nuwe lede moet van sodanige ledevoordele ingelig word deur die verwelkomingsbrief
wat aan hulle gestuur word. Verder moet die ledevoordele gereeld deur middel
van die Klub se amptelike kommunikasiemedium aan lede en potensiële lede
gekommunikeer word.
- Bedanking: 'n Geregistreerde lid mag uit die Klub bedank
deur skriftelike kennisgewing aan die Sekretaresse of Voorsitter van die
Klub.
6. Lidmaatskap-aansoekvorms
- Nuwe aansoekers moet die amptelike aansoekvorm volledig voltooi en onderteken.
- Die voltooide aansoekvorm en die verskuldigde bedrag moet aan die Klub gepos word.
7. Ledewerwingskommissie
- 'n Bedrag van $10 is betaalbaar aan die werwer van nuwe lede.
- Om vir ledewerwingskommissie in aanmerking te kom, moet die werwer 'n opbetaalde lid wees.
- Die $10-werwingskommissie kan deur die werwer regstreeks uit die aansluitingsfooi verhaal word, of versoek dat dit deur die Tesourier aan hom/haar betaal word, maar die toepaslike aksie moet duidelik op die aansoekvorm aangeteken word.
8. Lederegister
- n Lederegister sal gehou word.
- b) Die register sal die volgende inligting bevat:
- Name van lede.
- Adres, epos-adres en telefoonnommers (indien beskikbaar).
- Aansluitingsdatum.
- Bedrag betaal.
- Lidmaatskapnommer.
- Ledewerwingskommissie toegestaan (bedrag en aan wie)
9. Ledegeld
- Ledegeld word jaarliks deur die Bestuurskomitee hersien en die bedrag
vir die volgende finansiële jaar sal tydens die Algemene Jaarvergadering
aangekondig word
- Enige persoon wat nie binne drie (3) kalendermaande na die hernuwingsdatum
sy/haar ledegeld vir die volgende finansiële jaar betaal nie, sonder 'n
geldige rede hiervoor, sal sy/haar lidmaatskap verbeur.
- Die betaling van ledegeld gee aan geregistreerde lede stemreg op algemene
vergaderings en Algemene Jaarvergaderings.
- Nie-geregistreerde persone (nie-lede) is welkom om enige funksies wat
deur die Klub gereël word by te woon, indien hulle die fooi vir die spesifieke
funksie betaal waar van toepassing. Nie-lede mag nie die Algemene Jaarvergadering
bywoon nie.
- Ledegeld is nie terugbetaalbaar nie.
10. Bewys van lidmaatskap
'n Lidmaatskapkaart met 'n toegewysde lidmaatskapnommer wat lidmaatskap vir die betrokke jaar aandui, asook 'n kwitansie sal met betaling van ledegeld (ook vir hernuwings) uitgereik word en sal dien as bewys van lidmaatskap vir die finansiële jaar. Die lidmaatskapkaart bly die eiendom van die Klub.
11. Finansiële jaar
Die finansiële jaar sal strek van 1 April tot 31 Maart van die daaropvolgende jaar.
12. Verkiesing van Bestuurskomitee
- Alle besigheid en algemene sake van die Klub staan onder bestuur van die
Bestuurskomitee wat ten minste uit die volgende lede bestaan:
- Voorsitter
- Sekretaris
- Tesourier
- Sosiale koördineerder
- Bemarker/Skakelbeampte
- Die Bestuurskomitee sal die reg hê om vir die huidige of daaropvolgende
jaar portefeuljes by te voeg, ooreenkomstig die behoefte.
- Die Bestuurskomitee sal die reg hê om lede op 'n ad hoc basis te koöpteer
en te vervang soos benodig.
- Die Bestuurskomitee sal die reg hê om - na gelang van omstandighede -
portefeuljes en rolle te wysig, uit te brei of in te kort. Sodanige wysigings
sal dan vir die termyn van toepassing wees waarvoor daardie Bestuurskomitee
verkies is.
- Slegs geregistreerde lede mag op die Bestuurskomitee dien. 'n Verkose
Bestuurskomiteelid kan deur skriftelike kennisgewing aan die voorsitter
van die Bestuurskomitee uit sy pos bedank .
13. Pligte van die Bestuurskomitee
Die Bestuurskomitee se pligte sal die volgende insluit:
- Om binne die Trust se riglyne en ooreenkomstig die klub se grondwet op
te tree.
- Om die Algemene Jaarvergadering en ander algemene en spesiale vergaderings
se besluite uit te voer.
- Om besluite wat by Bestuurskomitee-vergaderings van die Klub geneem word,
te implementeer.
- Om strategiese riglyne van die trust te interpreteer en rigtinggewend
na te streef.
- Om gedurig omgewingsverkenning te doen en die breë strategiese rigting
van die Klub te bepaal en aksies in te stel vir die bereiking daarvan.
- Om notule te hou van alle vergaderings.
- Om te verseker dat akkurate rekord gehou word van alle finansiële transaksies
van die Klub.
- Om motiverend teenoor klublede en ander persone wat die klub ondersteun,
op te tree.
14. Bestuurskomitee-vergaderings
- Die Bestuurskomitee se termyn is van 1 Desember tot einde November van
die daaropvolgende jaar.
- Die Bestuurskomitee moet minstens ses vergaderings per
bestuurstermyn hou.
- Die Sekretaresse moet kennisgewings van vergaderings en sakelyste binne
redelike tydperk voor vergaderings aan Bestuurskomiteelde uitstuur.
- Alle vergaderings moet behoorlik genotuleer word, en besluite behoorlik
genommer word. Beheer oor besluite se uitvoering moet in notules gereflekteer
word.
- Alle portefeuljehouers moet voorbereid na Bestuurskomiteevergaderings
gaan, waar hulle terugvoering oor hul projekte / verantwoordelikhede moet
gee.
- Hoewel Bestuurskomiteelede hul eie, toegewysde portefeuljes mag hê (wat
hulle buite die Bestuurskomitee nastreef en uitleef), is almal se kollektiewe
rol tydens Bestuurskomiteevergaderings om die klub se belange te verteenwoordig
en die organisasie oorhoofs te help bestuur.
15. Spesiale Algemene Vergaderings
Spesiale Algemene Vergaderings kan op een van twee maniere belê word:
- Op geskrewe versoek van enige tien (10) geregistreerde en opbetaalde lede,
kan die voorsitter 'n spesiale algemene vergadering van die Klub belê. Kennisgewing
van sodanige vergadering moet nie minder nie as sewe (7) dae voor die vergadering
geskied. Die doel van die vergadering moet duidelik in die kennisgewing
uiteengesit word.
- Indien die Bestuurskomitee van oordeel is dat 'n saak weens die dringendheid
of belangrikheid daarvan na lede geneem moet word vir kennisname of 'n beslissing,
kan die Voorsitter namens die Bestuurskomitee 'n spesiale algemene vergadering
van die Klub belê. Kennisgewing van sodanige vergadering moet nie minder
nie as sewe (7) dae voor die vergadering geskied. Die doel van die vergadering
moet duidelik in die kennisgewing uiteengesit word.
16. Algemene Jaarvergaderings
'n Algemene Jaarvergadering sal elke jaar gehou word.
17. Orde-reëlings vir vergaderings
- a) Vir 'n amptelike vergadering van die Bestuurskomitee moet die lede
saam in een vertrek teenwoordig wees. Die Voorsitter sal die vergaderings
lei en in die Voorsitter se afwesigheid, die aangewese Bestuurskomiteelid
vir die betrokke doel. Indien beide die Voorsitter en aangewese Bestuurskomiteelid
afwesig is, sal 'n tydelike voorsitter vanuit die lede teenwoordig verkies
word. Kommunikasie deur middel van pos, e-pos of telefoon verteenwoordig
nie 'n amptelike vergadering nie, hoewel dit die uitvoering van bestaande
besluite vergemaklik.
- b) Reëlings of besluite wat wel weens die dringende of kritiese aard daarvan
tussen Bestuurskomiteelede per pos, e-pos, faks of telefonies getref of
geneem is, moet tydens die volgende Bestuurskomitee-vergadering voorgelê
en bekragtig en genotuleer word.
18. Kworums
Vir Algemene Vergaderings sal 'n kworum bestaan uit elf (11) geregistreerde lede en vir 'n Bestuurskomitee vergadering die helfte van die betrokke jaar se amptelike Bestuurskomiteelede.
19. Stemprosedures tydens vergaderings
- Tydens vergaderings waar daar oor 'n voorstel gestem moet word, sal dit beslis word op 'n meerderheid van 60% stemme by wyse van hand-op-steek of stembriewe.
- Slegs geregistreerde en opbetaalde lede besit stemreg
- In die geval van gesinslidmaatskap sal elke eggenoot van dieselfde gesin
stemreg besit. Minderjarige lede sal nie stemreg besit nie.
20. Finansies
- Alle rekeninge moet aan die Bestuurskomitee voorgelê word vir goedkeuring
tydens 'n Bestuurskomiteevergadering.
- In gevalle waar rekeninge (weens die grootte of aard van die projekte
ter sprake) voor die tyd aan die Tesourier oorhandig is, moet dit verwerk
word en opsommend aan die Bestuurskomitee voorgelê word vir goedkeuring.
- Volledige besonderhede van alle finansiële transaksies sal behoorlik deur
middel van algemeen aanvaarde rekeningkundige praktyke bygehou word. Hierdie
werk moet so ver moontlik gerekenariseer wees.
- Die jongste Inkomste/Uitgawestate moet tydens Bestuurskomiteevergaderings
voorgelê word vir insae, bespreking en goedkeuring.
- Uitbetalings mag gemaak word aan enige lid vir die vergoeding van onkostes
wat deur die lid aangegaan is in die lid se hoedanigheid as verteenwoordiger
van die Klub en met goedkeuring van die Bestuurskomitee nie. Volledige besonderhede
van uitbetalings sal in die rekenkundige stelsel aangeteken word.
- Waar noodsaaklike, professionele dienste verlang word en die tegniese
aard of volume van die werk tot gevolg het dat niemand gekry kan word wat
dit vrywilig wil lewer nie, mag diensleweraars op kontrakbasis, in deeltydse
hoedanigheid of op voltydse grondslag teen betaling aangestel word. Die
Bestuurskomitee moet homself eers vergewis dat die klub die uitgawe standhoudend
kan bekostig en die ondersoek na die saak en die bevinding deeglik notuleer.
Lede van die klub (insluitend Bestuurskomiteelede) mag vir sulke aanstellings
oorweeg word.
- Waar iemand noodsaaklike, professionele dienste lewer en nie op kontrakbasis,
in deeltydse hoedanigheid of op voltydse grondslag teen betaling aangestel
word nie, en dit volgens die oordeel van die Bestuurskomitee nodig is dat
die persoon 'n eenmalige of gereelde honorarium betaal moet word, kan sodanige
honorarium betaal word, mits die Bestuurskomitee tevrede is dat die uitgawe
binne die grense van redelikheid is, dat die klub die uitgawe standhoudend
kan bekostig en die ondersoek na die saak en die bevinding deeglik genotuleer
is. Lede van die klub (insluitend Bestuurskomiteelede) kan vir sulke honorariums
oorweeg word.
- Alle gelde wat deur die Klub uit ledegeld, donasies, verkope, advertensies,
toegangsfooie, ens. ontvang word, sal in die Klub se bankrekening inbetaal
word.
- Tjeks deur die Klub uitgereik, moet deur ten minste twee van die volgende
persone geteken word:
- Voorsitter
- Sekretaresse
- Tesourier
- Aangewese lid
- Die betrokke persone se tekenmagte moet jaarliks deur die Tesourier by
die relevante bank geregistreer word en vorige termyne se Bestuurskomiteelede
moet betyds dienooreenkomstig by die bank gederegistreer word.
- Alle relevante finansiële rekords van die Klub sal jaarliks aan 'n kundige
persoon, onafhanklik van die Bestuurskomitee, oorhandig word vir sy/haar
inspeksie, om te bepaal en te verklaar dat die boeke op verantwoordelike
en deursigtige wyse opgestel en hanteer is.
- Finansiële state sal tydens die Algemene Jaarvergadering aan lede voorgehou
word.
- Die Klub sal onder geen omstandighede geld leen of uitleen nie.
21. Veiligheid
- n Aktiwiteitskoördineerder sal vir die Klub se funksies en/of geleenthede
aangewys word en die persoon, sowel as 'n veiligheidsverteenwoordiger, sal
gedurende, en tot na afloop van, die funksie en/of geleentheid teenwoordig
wees.
- Die aktiwitietskoördineerder neem volle beheer en verantwoordelikheid
vir die funksie en moet enige ongeruimdhede aan die Voorsitter en/of ander
Bestuurskomiteelede rapporteer.
- Die Bestuurskomitee moet toesien dat toepaslike en voldoende openbare
aanspreeklikheidsversekering jaarliks uitgeneem word.
22. Pers- en openbare verklarings
- Enige pers- en openbare verklarings sal deur die Voorsitter gedoen word
(na oorleg met die Skakelbeampte) of, indien die portefeulje van Skakelbeampte
nie gevul is nie, na konsultasie met so veel as moontlik lede van die Bestuurskomitee
as wat in die omstandighede redelikerwys bereik kan word, (in vergaderings,
telefonies of per e-pos).
- Enige woordvoerder(s) wat amptelik namens die Klub optree, moet deurentyd
die goeie naam van die Klub en die lede wat hulle verteenwoordig beskerm
deur 'n positiewe beeld uit te dra en konstruktiewe kommentaar of repliek
te lewer. Onder geen omstandighede mag woordvoerders in die openbaar kritiek
teen ander persone of instansies uitspreek nie, behalwe om die Klub se posisie
op ordentlike, beskaafde en kalm manier uit te spel.
- Mediavrystellings moet altyd skriftelik aan die nuusmedia aangebied word
en rekord moet hiervan gehou word.
- Die Klub mag onder geen omstandighede as 'n openbare drukgroep optree
of ervaar word nie.
- Geen lede mag onder enige omstandighede in enige gesprekke of onderhandelinge
met nuusmedia van enige aard namens die Klub betrokke raak sonder goedkeuring
en medewete van die Bestuurskomitee nie.
23. Politiek
- Die Klub sal geen politieke affiliasie, fisies of geimpliseerd, vorm nie.
- Politiekery word nie in Klubverband (by funksies of deur die Klub se kommunikasiemedia)
toegelaat nie. Die Bestuurskomitee sal ook pro-aktief daaraan werk om enige
vorm van politiekery (veral vanuit die vorige Suider-Afrikaanse perspektief
beskou) uit die Klub se projekte en kommunikasie te weer. Dit sluit in die
Bestuurskomitee se reg om sensitiewe landsimbole by amptelike byeenkomste
te verbied.
- Die Bestuurskomitee sal daarna streef om mense vanuit alle (Suider-Afrikaanse
en Nieu-Seelandse) politieke agtergronde saam te voeg juis deur die aktiewe
vermyding van daardie sensitiewe sake wat mense maklik van mekaar kan isoleer
of vervreem en deur die aktiewe ontginning van die gemene deler van die
Afrikaanse taal en kultuur.
24. Dissiplinêre aksies en opsegging van lidmaatskap
- Die Klub behou die reg voor om enige lid vir 'n tydperk, soos bepaal deur
die Bestuurskomitee, te skors of sy lidmaatskap permanent te bëeindig soos
nodig geag deur die Bestuurskomitee, na gelang van omstandighede.
- Die skorsing van lede kan geskied na gelang van die Bestuurskomitee se
oordeel, op grond van:
- oortreding van die Grondwet van die Klub, of
- oortreding van Nieu-Seeland se landswette, of
- algemene wangedrag wat indruis teen die Klub se etos of normale ordentlike waardes, of
- optrede wat die Klub of sy lede in openbare verleentheid bring.
- Die Bestuurskomitee sal bepaal wat die periode van skorsing (indien toepaslik)
behoort te wees.
- 'n Lid wat vir skorsing of beëindiging van lidmaatskap oorweeg word, sal
skriftelik van die rede hiervoor verwittig word en sal die geleentheid gegee
word om sy/haar saak aan die Bestuurskomitee te stel. Die Bestuurskomitee
sal dan 'n besluit oor skorsing neem en die uitslag hiervan sal binne veertien
(14) dae skriftelik aan die lid bekend gemaak word.
- Die beslissing van die Bestuurskomitee is finaal en geen reg tot appèl
sal toegestaan word nie.
- 'n Lid wat geskors is, sal lidmaatskapvoordele verbeur en nie toegelaat
word om aan verdere formele aktiwiteite van die Klub deel te neem nie, vir
die volle tydperk van skorsing.
- Die geskorste lid moet sy/haar lidmaatskapkaart aan die Klub terugbesorg
vir die duur van die skorsingstydperk.
- Na afloop van die skorsingsperiode mag so 'n persoon se lidmaatskap normaal
voortgaan en die lidmaatskapkaart aan hom/haar terugbesorg word.
- Indien 'n lid geskors word, word geen ledegelde terugbetaal nie.
25. Wysigings en bylae tot die Grondwet
- Hierdie Grondwet mag gewysig word of bylae mag bygevoeg of weggelaat word
onderdanig aan geskrewe kennisgewing aan die Sekretaresse van die Klub en
dertig (30) dae voor die Algemene Jaarvergadering.
- Die mosie vir wysiging of byvoeging moet vergesel word deur die motivering
en handtekening van die Voorsteller en die Sekondant.
- Die wysiging moet deur 'n 60% meerderheid van die Algemene Jaarvergadering
goedgekeur word.
26. Grondwet
- 'n Volledige kopie van hierdie Grondwet sal aan elke lid gegee word met
aansluiting en die Sekretaresse sal hiervoor verantwoordelik wees.
- In die geval van 'n meningsverskil sal die Bestuurskomitee se interpretasie
van die Grondwet en regulasies geldend wees en geen reg tot appèl sal toegestaan
word nie.
27. Regulasies
Die Klub mag regulasies opstel en byvoeg soos benodig. Hierdie regulasies sal deur die Bestuurskomitee opgestel word en sal tydens 'n algemene vergadering bevestig word.
28. Ontbinding van die Klub
- Die Klub mag slegs ontbind word op grond van 'n 60% meerderheidsbesluit
van die teenwoordige lede by 'n spesiale vergadering wat vir die doel belê
is.
- 'n Tweede spesiale vergadering om die ontbinding te bevestig moet binne
dertig (30) dae na die aanvanklike vergadering gehou word.
- Enige bates van die Klub sal verkoop word en nadat alle uitstaande rekeninge
vereffen is, sal die balans van fondse eerstens aan 'n soortgelyke organisasie(s),
wat Afrikaanse taal en kultuur en/of Afrikaanse godsdiens bevorder, geskenk
word, of indien so 'n organisasie nie bestaan nie, of as daar geldige redes
bestaan waarom sodanige organisasie nie die gepaste ontvanger sal wees nie,
dan aan 'n liefdadigheidsorganisasie wat deur die Bestuurskomitee aangewys
sal word.
29. Die amptelike Klubstempel
Die Voorsitter, Sekretaresse en Tesourier het beheer en gebruik van die amptelike Klubstempel, en dit mag slegs in hul teenwoordigheid aangebring word. Die Sekretaresse en/of Tesourier sal in besit van die Stempel wees.
30. Liassering en argivering van Klubdokumente
- Die beginsel moet gehandhaaf word dat die klub se bestaan en groei, vanuit
die Suider-Afrikaanse migrasiekonteks beskou, op sigself histories van aard
is. Om hierdie rede is dit sinvol dat amptelike dokumente geliasseer en
vir argiefdoeleindes permanent bewaar word.
- Alle amptelike dokumentasie van die Klub sal behoorlik en veilig geliasseer
word. Dit sluit in notules, sakelyste, finansiële state en ander finansiële
dokumente, briewe, programme van projekte en belangrike korrespondensie
ontvang.
- Elke portefeuljehouer moet alle dokumentasie wat met sy/haar portefeulje(s)
te doen het liasseer en na afloop van sy/haar termyn aan die opvolger oorhandig,
of aan die sekretaresse oorhandig vir bewaring, ooreenkomstig die geval.
31. Vertroulikheid
Alle lede en medewerkers van die Klub moet alle klubinligting rondom sake soos finansies, naamlyste, adreslyste (fisies of elektronies) uiters vertroulik hanteer. Sulke inligting mag nooit aan derde partye oorhandig word nie, behalwe waar die Bestuurskomitee dit vir aanvaarbare en noodsaaklike redes nodig sou ag en so notuleer. Hierby word in ag geneem die toepaslike wet rondom vertroulikheid wat in Nieu-Seeland geld.
Bylaag 1
Registreer goedgekeurde regulatoriese wysigings hier, bv. veranderings of byvoegings tot die Bestuurskomitee se portefeuljes.