1.

Naam

Die naam van die organisasie is ‘Die Afrikaanse Klub van Nieu-Seeland / The Afrikaans Club of New Zealand’.

2.

Missie en doelwitte

2.1

Missie

Ons is ‘n nie-winsgewende Afrikaanstalige klub wat hom beywer om die Suider-Afrikaanse immigrant in Nieu-Seeland met sosiale, netwerk- en kultuuraktiwiteite te ondersteun, en hierdie immigrantegroep positief te help posisioneer.

2.2

Doelwitte

• Om die gesinseenheid te ondersteun deur die daarstelling van opbouende sosiale, kulturele en ontspanningsaktiwiteite wat in gesinsverband geniet kan word.

• Om deur middel van Afrikaanse musiek en liriek aan die taal- en kulturele behoeftes van die Afrikaanssprekende immigrantegroep te voldoen.

• Om die Afrikaanssprekende immigrant op positiewe wyse aan die breër gemeenskap in Nieu-Seeland bekend te stel

Al hierdie dinge word gedoen met dankbare erkenning aan God Drie-Enig.

3.

Etos

3a

Hoewel Die Afrikaanse Klub nie ‘n godsdienstige organisasie is nie, onderskryf die Klub die geloof in God Drie-enig, soos vervat in die Bybel.

3b

Vanuit hierdie benadering streef die Klub ook daarna om ‘n gesonde gesinsbenadering te volg en om, waar moontlik, Christelike strukture (veral Afrikaanstalige Christelike strukture) wat bestaan, te ondersteun.

3c

Hoewel dit aanvaar word dat hoofsaaklik persone met ‘n Christelike geloof waarskynlik by die klub sal wil aansluit, beskou die Klub dit sy Christelike voorreg om ook persone met ander oortuigings by projekte te betrek, soos die geleentheid hom voordoen.

3d

Die interne gebruiks- en voertaal van die Klub is Afrikaans.  Die gebruikstaal in alle amptelike kommunikasie na lede en intekenaars op kommunikasiemedia (soos die Klub se nuusbrief) is Afrikaans.  Engelse advertensies word wel in die nuusbrief gebruik indien Engelstalige adverteerders dit so aanbied, en daar word deur die medium van Engels met Engelstalige korrespondente gekorrespondeer.

3e

Die klem val op sosiale verkeer en Afrikaanse kultuur.  Dit is egter ook sinvol vir die Klub se beeld en vir lede se verryking om van tyd tot tyd blootstelling aan ander kulture te kry.

3f

Die Klub is nie ‘n druk- of politieke groep nie en sal nie namens individue of groepe sake van beswaar met owerheidsinstellings of ander groepe aanroer en help beveg nie.  Die Klub mag egter besluit om sekere standpunte in die nuusmedia of by owerheidsweë te stel indien geoordeel word dat dit ter opbou van die Suider-Afrikaanse immigrant sal wees, of om misverstande wat hierdie groep negatief kan raak, reg te stel.

4.

Aktiwiteite

4a

Gesinsfokus

Danse, uitstappies, pretdae, ens.

4b

Musiek- en Liriekfokus

Bv. Afrikaanse musiek- en liriekkonserte en die ontginning van plaaslike Afrikaanse talent.  Daar word jaarliks gepoog om sulke geleenthede landwyd aan te bied.

4c

Uitreikfokus

Affiliasie by toepaslike kulturele organisasies, samewerking met hulle waar die geleentheid hom voordoen en die bou van ‘n positiewe beeld van die Klub, Afrikaanssprekende en Suider-Afrikaner.

5

Dienste

• Sosiale funksies (hoofsaaklik gesinsdanse)
• Afrikaanse musiek en liriek
• ‘n Webblad
• ‘n Weeklikse elektroniese nuusbrief wat as skakel- en advertensiemedium dien en ook gebruik word om Klubprojekte mee te promoveer en fondse te in.

6.

Lidmaatskap

6a

Lidmaatskap van die Klub sal oop wees vir enige persoon wat met die missie, doelwitte en etos van die Klub identifiseer en dit ondersteun, en die grondwet van die Klub aanvaar.

6b

• Lidmaatskap word gesien as ‘n ‘Gesinslidmaatskap’ (Dit sluit individuele lidmaatskap in).
• ‘n Gesin word bepaal deur een of twee ouers met hul minderjarige kinders.  (‘Minderjarige kinders is vir hierdie doel gesinslede onder die ouderdom van 18 jaar, of onder 21 jaar indien voltydse studente.)
• Gesinslede bo die ouderdom van 18 jaar wat ‘n eie inkomste verdien, kan self aansluit.
• Oumas, oupas en ander familielede in die huishouding moet afsonderlik aansluit.

6c

Ledegeld:

• Ledegeld word jaarliks deur die Bestuurskomitee bepaal en is vooruit betaalbaar.  ‘n Ander fooi mag vir lidmaatskaphernuwing gehef word.
• Nie-lede is welkom om projekte van die Klub by te woon, indien hulle die fooi vir die spesifieke funksie betaal waar van toepassing.  Nie-lede mag nie die Algemene Jaarvergadering bywoon nie, behalwe op uitnodiging van die Bestuurskomitee, waar ‘n spesifieke rede daarvoor bestaan.
• Ledegeld is nie terugbetaalbaar nie.

6d

Stemreg:
Elke lid is geregtig op een stem vir elke saak wat vir stemming tydens algemene vergaderings voorgehou word.  In ‘n gesin beteken dit dat elke gesin geregtig is op maksimum twee stemme; dus een stem per volwasse lid van ‘n gesin.

6e

Aansluitings-aansoekvorms:
Nuwe aansoekers moet die amptelike aansoekvorm volledig voltooi en ledegeld betaal soos deur die Bestuurskomitee bepaal.

6f

Eerste aansluiting:
Die eerste aansluiting vir individue en gesinne kos ‘n bedrag soos jaarliks bepaal deur die Bestuurskomitee.  Die Bestuurskomitee mag vir praktiese redes ‘n benadering aanvaar wat daarop neerkom dat eerste aansluiters se aansluitingsfooi pro rata per kwartaal afneem, afhangende van wanneer hulle gedurende die jaar aansluit.

6g

Duur van lidmaatskap:
Twaalf maande, wat strek van 1 April van een jaar tot 31 Maart van die daaropvolgende jaar.  Dit stem ooreen met die klub se amptelike finansiële jaar.

6h

Hernuwing van lidmaatskap:
Hernuwingskennisgewings word aan die begin van elke finansiële jaar uitgestuur op ‘n wyse en teen ‘n bedrag soos deur die Bestuurskomitee bepaal.

6i

Lidmaatskapvoordele:
Die Bestuurskomitee kan by besighede of ander instansies afslag op goedere of dienste vir klublede beding, wat met die vertoning van hul lidmaatskapkaarte verkry kan word.  Net so kan afslag op advertensies en toegangsfooie by klubfunksies as ledevoordele ingestel word.  Nuwe lede asook potensiële lede moet van sodanige ledevoordele ingelig word.

6j

Lederegister:
‘n Lederegister sal gehou word en alle relevante inligting bevat.

6k

Bedanking:
‘n Geregistreerde lid mag uit die Klub bedank deur skriftelike kennisgewing aan die Klub.

6l

Bewys van lidmaatskap:
‘n Lidmaatskapkaart vir die betrokke jaar met ‘n ledenommer daarop, asook ‘n kwitansie, sal na betaling van ledegeld uitgereik word en sal dien as bewys van lidmaatskap vir die finansiële jaar.  Dit geld ook vir hernuwings.  Die lidmaatskapkaart bly die eiendom van die Klub.

7.

Finansiële jaar

7a

Die finansiële jaar strek van 1 April tot 31 Maart van die daaropvolgende jaar.

8.

Verkiesing van Bestuurskomitee

8a

Alle besigheid en algemene sake van die Klub staan onder bestuur van die Bestuurskomitee en ‘n Voorsitter moet by die Algemene Jaarvergadering verkies word.

8b

Die Bestuurskomitee bestaan uit hoogstens sewe lede en portefeuljes kan na behoefte bepaal word, solank die volgende funksies uitgevoer word:

• Voorsitter
• Administrasie
• Tesouriewerk
• Sosiale organisering
• Skakelwerk/bemarking

8c

Die Bestuurskomitee sal die reg hê om portefeuljes en rolle te wysig, uit te brei of in te kort.  Sodanige wysigings sal dan vir die termyn van toepassing wees waarvoor daardie Bestuurskomitee verkies is.

8d

Die Bestuurskomitee sal die reg hê om lede op ‘n ad hoc basis te koöpteer en te vervang soos benodig.

8e

Slegs geregistreerde lede mag op die Bestuurskomitee dien.  ‘n Verkose Bestuurskomiteelid kan deur skriftelike kennisgewing aan die voorsitter van die Bestuurskomitee uit sy pos bedank .

9.

Pligte van die Bestuurskomitee

9a

Die Bestuurskomitee se pligte sluit die volgende in:

• Om binne die Trust se riglyne en ooreenkomstig die Klub se grondwet op te tree.

• Om die Algemene Jaarvergadering en ander algemene en spesiale vergaderings se besluite uit te voer.

• Om besluite wat by Bestuurskomitee-vergaderings van die Klub geneem word, te implementeer.

• Om strategiese riglyne van die trust en Bestuurskomitee te interpreteer en rigtinggewend na te streef.

• Om omgewingsverkenning te doen en die breë strategiese rigting van die Klub te bepaal en aksies in te stel vir die bereiking daarvan.

• Om notule te hou van alle vergaderings.

• Om te verseker dat akkurate rekord gehou word van alle finansiële transaksies van die Klub.

• Om eties en konstruktief teenoor klublede en ander persone wat die klub ondersteun, op te tree.

• Om aktief aan Bestuurskomitee-vergaderings en -besprekings en vergaderings deel te neem, wat insluit nougesette en gereelde gebruik van e-pos kommunikasie soos die gebruik op enige tydstip geld.

• Om te alle tye respekvol teenoor mede-Bestuurskomiteelede en Klublede op te tree.

10.

Bestuurskomitee-vergaderings

10a

Die Bestuurskomitee se termyn stem ooreen met die Klub se finansiële jaar.

10b

Die Bestuurskomitee moet minstens drie vergaderings per bestuurstermyn hou.

10c

Kennisgewings van vergaderings en sakelyste moet binne redelike tydperk voor vergaderings aan Bestuurskomiteelede uitgestuur word.

10d

Vergaderings moet behoorlik genotuleer en besluite genommer word.  Beheer oor besluite se uitvoering moet in notules gereflekteer word.

10e

Alle portefeuljehouers moet voorbereid na Bestuurskomiteevergaderings gaan, waar hulle terugvoering oor hul projekte / verantwoordelikhede moet gee.

10f

Hoewel Bestuurskomiteelede hul eie, toegewysde portefeuljes mag hê (wat hulle buite die Bestuurskomitee nastreef en uitleef), is almal se kollektiewe rol tydens Bestuurskomiteevergaderings om die Klub se belange te verteenwoordig en die organisasie oorhoofs te help bestuur.

11.

Spesiale Algemene Vergaderings

Spesiale Algemene Vergaderings kan op een van twee maniere belê word:

11a

Op geskrewe versoek van enige tien (10) geregistreerde en opbetaalde lede, kan die Voorsitter ‘n spesiale algemene vergadering van die Klub belê.  Kennisgewing van sodanige vergadering moet nie minder nie as sewe (7) dae voor die vergadering geskied.  Die doel van die vergadering moet duidelik in die kennisgewing uiteengesit word.

11b

Indien die Bestuurskomitee van oordeel is dat ‘n saak weens die dringendheid of belangrikheid daarvan na lede geneem moet word vir kennisname of ‘n beslissing, kan die Voorsitter namens die Bestuurskomitee ‘n spesiale algemene vergadering van die Klub belê.  Kennisgewing van sodanige vergadering moet nie minder nie as sewe (7) dae voor die vergadering geskied.  Die doel van die vergadering moet duidelik in die kennisgewing uiteengesit word.

12.

Algemene Jaarvergaderings

12a

‘n Algemene Jaarvergadering (AJV) moet elke jaar net voor die einde van die finansiële jaar gehou word.

• Die AJV se sakelys moet minstens 7 dae voordat die vergadering plaasvind deur die Administrateur beskikbaar gestel word aan Klublede wat versoek om dit te ontvang.

• Die AJV moet genotuleer word. 

• Tydens die AJV moet ‘n Voorsittersverslag aan Klublede voorgelê word, wat ‘n uiteensetting van die jaar se werk gee.

• Tydens die AJV moet ‘n finansiële verslag - met ‘n inkomste- en balansstaat van die huidige finansiële jaar tot in daardie stadium - asook gekontroleerde finansiële state van die vorige boekjaar (gekontroleer deur ‘n kundige persoon onafhanklik van die Bestuurskomitee), voorgelê word.

• Tydens die AJV moet nuwe Bestuurskomiteelede vir die daaropvolgende Klubjaar verkies word.

13.

Orde-reëlings vir vergaderings

13a

Vir ‘n amptelike vergadering van die Bestuurskomitee moet ‘n meerderheid van die lede saam in een vertrek teenwoordig wees.  Die Voorsitter sal Bestuurskomitee-vergaderings lei en in die Voorsitter se afwesigheid, die aangewese Bestuurskomiteelid of administratiewe medewerker vir die betrokke doel.  Indien beide die Voorsitter en aangewese Bestuurskomiteelid/medewerker afwesig is, sal ‘n tydelike voorsitter vanuit die Bestuurkomiteelede teenwoordig verkies word.  Vergaderings kan per telefoon gehou word indien nodig.

13b

Reëlings of besluite wat tussen fisieke vergaderings per e-pos, faks of telefonies getref of geneem is, moet tydens die volgende Bestuurskomiteevergadering bekragtig en genotuleer word.

14.

Kworums

14a

Vir Algemene Vergaderings sal ‘n kworum bestaan uit ten minste die teenwoordige Bestuurskomiteelede plus vyf (5) geregistreerde lede en vir ‘n Bestuurskomiteevergadering die helfte van die betrokke jaar se Bestuurskomiteelede.

15.

Stemprosedures tydens vergaderings

15a

Tydens vergaderings waar daar oor ‘n voorstel gestem moet word, sal dit beslis word op ‘n meerderheid van 60% stemme by wyse van hand-op-steek of stembriewe.

15b

Slegs geregistreerde en opbetaalde lede besit stemreg.

15c

In die geval van gesinslidmaatskap sal elke eggenoot van dieselfde gesin stemreg besit.  Minderjarige lede sal nie stemreg besit nie.

16.

Finansies

16a

‘n Opsomming van alle uitbetalings sedert ‘n vorige Bestuurskomiteevergadering moet aan die Bestuurskomitee voorgelê word vir bekragtiging tydens die daaropvolgende vergadering.

16b

Volledige besonderhede van alle finansiële transaksies sal behoorlik deur middel van algemeen aanvaarde rekeningkundige praktyke bygehou word.  Hierdie werk moet so ver moontlik gerekenariseer wees.

16c

Die jongste Inkomste/Uitgawestate moet tydens Bestuurskomiteevergaderings voorgelê word vir insae, bespreking en goedkeuring.

16d

Uitbetalings mag gemaak word aan enige lid vir die vergoeding van onkostes wat deur die lid aangegaan is in die lid se hoedanigheid as verteenwoordiger van die Klub en met goedkeuring van die Bestuurskomitee.  Volledige besonderhede van uitbetalings sal in die rekenkundige stelsel aangeteken word.

16e

Waar noodsaaklike, professionele dienste verlang word en die tegniese aard of volume van die werk tot gevolg het dat niemand gekry kan word wat dit vrywilig wil lewer nie, mag diensleweraars op kontrakbasis, in deeltydse hoedanigheid of op voltydse grondslag teen betaling aangestel word.  Die Bestuurskomitee moet homself eers vergewis dat die klub die uitgawe standhoudend kan bekostig en die ondersoek na die saak en die bevinding deeglik notuleer.  Lede van die klub (insluitend Bestuurskomiteelede) mag vir sulke aanstellings oorweeg word.

16f

Waar iemand noodsaaklike, professionele dienste lewer en nie op kontrakbasis, in deeltydse hoedanigheid of op voltydse grondslag teen betaling aangestel word nie, en dit volgens die oordeel van die Bestuurskomitee nodig is dat die persoon ‘n eenmalige of gereelde honorarium betaal moet word, kan sodanige honorarium betaal word, mits die Bestuurskomitee tevrede is dat die uitgawe binne die grense van redelikheid is, dat die klub die uitgawe standhoudend kan bekostig en die ondersoek na die saak en die bevinding deeglik genotuleer is.  Lede van die klub (insluitend Bestuurskomiteelede) kan vir sulke honorariums oorweeg word.

16g

Alle gelde wat deur die Klub uit ledegeld, donasies, verkope, advertensies, toegangsfooie, ens. ontvang word, sal in die Klub se bankrekening inbetaal word.

16h

Tjeks deur die Klub uitgereik, moet deur ten minste twee van die volgende persone geteken word:

• Voorsitter
• Administrateur
• Aangewese BK-lid

16i

Die betrokke persone se tekenmagte moet jaarliks deur die Tesourier by die relevante bank geregistreer word.

16j

Alle relevante finansiële rekords van die Klub sal jaarliks aan ‘n kundige persoon, onafhanklik van die Bestuurskomitee, oorhandig word vir sy/haar inspeksie, om te bepaal en te verklaar dat die boeke op verantwoordelike en deursigtige wyse opgestel en hanteer is.

16k

Finansiële state sal tydens die Algemene Jaarvergadering aan lede voorgehou word.

16l

Die Klub sal onder geen omstandighede geld leen of uitleen nie.

17.

Veiligheid

17a

‘n Aktiwiteitskoördineerder sal vir die Klub se funksies en/of geleenthede aangewys word en die persoon, sowel as ‘n veiligheidsverteenwoordiger, sal gedurende, en tot na afloop van, die funksie en/of geleentheid teenwoordig wees.

17b

Die aktiwitietskoördineerder neem volle beheer van en verantwoordelikheid vir die funksie en moet enige ongerymdhede aan die Voorsitter en/of ander Bestuurskomiteelede rapporteer.

17c

Die Bestuurskomitee moet toesien dat toepaslike en voldoende openbare aanspreeklikheidsversekering jaarliks uitgeneem word.

18.

Pers- en openbare verklarings

18a

Enige pers- en openbare verklarings sal deur die Voorsitter of Skakelbeampte gedoen word ooreenkomstig hul onderlinge reëling.  Indien die portefeulje van Skakelbeampte nie gevul is nie, sal sulke verklarings gedoen word na konsultasie met so veel as moontlik lede van die Bestuurskomitee as wat redelikerwys bereik kan word.

18b

Woordvoerder(s) van die Klub moet die goeie naam van die Klub en lede beskerm deur te poog om ‘n positiewe beeld uit te dra en konstruktiewe kommentaar te lewer.  Woordvoerders mag nie in die openbaar kritiek teen ander persone of instansies uitspreek nie, behalwe om die Klub se posisie op ‘n deurdagte, beskaafde wyse uit te spel.

18c

Mediavrystellings moet altyd skriftelik aan die nuusmedia aangebied word en rekord moet hiervan gehou word.

18d

Die Klub mag onder geen omstandighede as ‘n openbare drukgroep optree nie.

18e

Klublede mag nie namens die Klub in gesprekke of onderhandelinge met nuusmedia betrokke raak sonder goedkeuring en medewete van die Bestuurskomitee nie.

19.

Politiek

19a

Die Klub sal geen politieke affiliasie, fisies of geïmpliseerd, vorm nie.

19b

Politiekery word nie in Klubverband (by funksies of deur die Klub se kommunikasiemedia) toegelaat nie.  Die Bestuurskomitee sal ook pro-aktief daaraan werk om enige vorm van politiekery (veral vanuit die vorige Suider-Afrikaanse perspektief beskou) uit die Klub se projekte en kommunikasie te weer.  Dit sluit in die Bestuurskomitee se reg om sensitiewe landsimbole by amptelike byeenkomste te verbied.

19c

Die Bestuurskomitee sal daarna streef om mense vanuit alle (Suider-Afrikaanse en Nieu-Seelandse) politieke agtergronde saam te voeg juis deur die aktiewe vermyding van daardie sensitiewe sake wat mense maklik van mekaar kan isoleer of vervreem en deur die aktiewe ontginning van die gemene deler van die Afrikaanse taal en kultuur.

20.

Dissiplinêre aksies en opsegging van lidmaatskap

20a

Die Klub behou die reg voor om enige lid vir ‘n tydperk, soos bepaal deur die Bestuurskomitee, te skors of sy lidmaatskap permanent te beëindig soos nodig geag deur die Bestuurskomitee, na gelang van omstandighede.

20b

Die skorsing van lede kan geskied na gelang van die Bestuurskomitee se oordeel, op grond van:

• oortreding van die Grondwet van die Klub, of
• oortreding van Nieu-Seeland se landswette, of
• algemene wangedrag wat indruis teen die Klub se etos of normale ordentlike waardes, of
• optrede wat die Klub of sy lede in openbare verleentheid bring.

20c

Die Bestuurskomitee sal bepaal wat die periode van skorsing (indien toepaslik) behoort te wees.

20d

‘n Lid wat vir skorsing of beëindiging van lidmaatskap oorweeg word, sal skriftelik van die rede hiervoor verwittig word en sal die geleentheid gegee word om sy/haar saak aan die Bestuurskomitee te stel.  Die Bestuurskomitee sal dan ‘n besluit oor skorsing neem en die uitslag hiervan sal binne veertien (14) dae skriftelik aan die lid bekend gemaak word.

20e

Die beslissing van die Bestuurskomitee is finaal en geen reg tot appèl sal toegestaan word nie.

20f

‘n Lid wat geskors is, sal lidmaatskapvoordele verbeur en nie toegelaat word om aan verdere formele aktiwiteite van die Klub deel te neem nie, vir die volle tydperk van skorsing.

20g

Die geskorste lid moet sy/haar lidmaatskapkaart aan die Klub terugbesorg vir die duur van die skorsingstydperk.

20h

Na afloop van die skorsingsperiode mag so ‘n persoon se lidmaatskap normaal voortgaan en die lidmaatskapkaart aan hom/haar terugbesorg word.

20i

Indien ‘n lid geskors word, word geen ledegelde terugbetaal nie.

21.

Wysigings en bylae tot die Grondwet

21a

Hierdie Grondwet mag gewysig word onderhewig aan geskrewe kennisgewing aan die Klub dertig (30) dae voor die Algemene Jaarvergadering.

21b

Die mosie vir wysiging of byvoeging moet vergesel word deur die motivering en handtekening van die Voorsteller en die Sekondant.

21c

Die wysiging moet deur ‘n 60% meerderheid van die Algemene Jaarvergadering goedgekeur word.

22.

Grondwet

22a

‘n Afskrif van hierdie Grondwet sal aan elke lid gegee word met aansluiting, of hulle sal na die kopie op die Klub se webwerf verwys word.

22b

In die geval van ‘n meningsverskil sal die Bestuurskomitee se interpretasie van die Grondwet en regulasies geldend wees en geen reg tot appèl sal toegestaan word nie.

23.

Regulasies

23a

Die Klub mag regulasies opstel en byvoeg soos benodig.  Hierdie regulasies sal deur die Bestuurskomitee opgestel word en sal tydens ‘n algemene vergadering bevestig word.

24.

Ontbinding van die Klub

24a

Die Klub mag slegs ontbind word op grond van ‘n 60% meerderheidsbesluit van die teenwoordige lede by ‘n spesiale vergadering wat vir die doel belê is.

24b

‘n Tweede spesiale vergadering om die ontbinding te bevestig moet binne dertig (30) dae na die aanvanklike vergadering gehou word.

24c

Enige bates van die Klub sal verkoop word en nadat alle uitstaande rekeninge vereffen is, sal die balans van fondse eerstens aan ‘n soortgelyke organisasie(s), wat Afrikaanse taal en kultuur en/of Afrikaanse godsdiens bevorder, geskenk word, of indien so ‘n organisasie nie bestaan nie, of as daar geldige redes bestaan waarom sodanige organisasie nie die gepaste ontvanger sal wees nie, dan aan ‘n liefdadigheidsorganisasie wat deur die Bestuurskomitee aangewys sal word.

25.

Die amptelike Klubstempel

25a

Die Voorsitter en administrateur het beheer en gebruik van die amptelike Klubstempel, en dit mag slegs in hul teenwoordigheid aangebring word.  Die administrateur sal in besit van die Stempel wees.

26.

Liassering en argivering van Klubdokumente

26a

Die beginsel moet gehandhaaf word dat die klub se bestaan en groei, vanuit die Suider-Afrikaanse migrasiekonteks beskou, op sigself histories van aard is.  Om hierdie rede is dit sinvol dat amptelike dokumente geliasseer en vir argiefdoeleindes permanent bewaar word.

26b

Alle amptelike dokumentasie van die Klub sal behoorlik en veilig geliasseer word.  Dit sluit in notules, sakelyste, finansiële state en ander finansiële dokumente, mediavrystellings, promosiedokumente, briewe, programme van projekte en belangrike korrespondensie ontvang.

26c

Elke portefeuljehouer moet alle dokumentasie wat met sy/haar portefeulje(s) te doen het liasseer en na afloop van sy/haar termyn aan die opvolger oorhandig, of aan die administrateur oorhandig vir bewaring, ooreenkomstig die geval.

27.

Vertroulikheid

27a

Alle lede en medewerkers van die Klub moet alle klubinligting rondom sake soos finansies, naamlyste, adreslyste (fisies of elektronies) uiters vertroulik hanteer.  Sulke inligting mag nooit aan derde partye oorhandig word nie, behalwe waar die Bestuurskomitee dit vir aanvaarbare en noodsaaklike redes nodig sou ag en so notuleer.  Hierby word in ag geneem die toepaslike wet rondom vertroulikheid wat in Nieu-Seeland geld.

Bylae

Registreer goedgekeurde regulatoriese wysigings hier, bv. veranderings of byvoegings tot die Bestuurskomitee se portefeuljes.