1. |
Naam |
|
Die naam van die organisasie is ‘Die Afrikaanse Klub van Nieu-Seeland / The Afrikaans Club of New Zealand’. |
|
|
2. |
Missie en doelwitte |
2.1 |
Missie |
|
Ons is ‘n nie-winsgewende Afrikaanstalige klub wat hom beywer om die Suider-Afrikaanse immigrant in Nieu-Seeland met sosiale, netwerk- en kultuuraktiwiteite te ondersteun, en hierdie immigrantegroep positief te help posisioneer.
|
2.2 |
Doelwitte |
|
- Om die gesinseenheid te ondersteun deur die daarstelling van opbouende sosiale, kulturele en ontspanningsaktiwiteite wat in gesinsverband geniet kan word.
|
|
- Om deur middel van Afrikaanse musiek en liriek aan die taal- en kulturele behoeftes van die Afrikaanssprekende immigrantegroep te voldoen.
|
|
- Om die Afrikaanssprekende immigrant op positiewe wyse aan die breër gemeenskap in Nieu-Seeland bekend te stel
|
|
Al hierdie dinge word gedoen met dankbare erkenning aan God Drie-Enig. |
|
|
3. |
Etos |
3a |
Hoewel Die Afrikaanse Klub nie ‘n godsdienstige organisasie is nie, onderskryf die Klub die geloof in God Drie-enig, soos vervat in die Bybel.
|
3b |
Vanuit hierdie benadering streef die Klub ook daarna om ‘n gesonde gesinsbenadering te volg en om, waar moontlik, Christelike strukture (veral Afrikaanstalige Christelike strukture) wat bestaan, te ondersteun.
|
3c |
Hoewel dit aanvaar word dat hoofsaaklik persone met ‘n Christelike geloof waarskynlik by die klub sal wil aansluit, beskou die Klub dit sy Christelike voorreg om ook persone met ander oortuigings by projekte te betrek, soos die geleentheid hom voordoen.
|
3d |
Die interne gebruiks- en voertaal van die Klub is Afrikaans. Die gebruikstaal in alle amptelike kommunikasie na lede en intekenaars op kommunikasiemedia (soos die Klub se nuusbrief) is Afrikaans. Engelse advertensies word wel in die nuusbrief gebruik indien Engelstalige adverteerders dit so aanbied, en daar word deur die medium van Engels met Engelstalige korrespondente gekorrespondeer.
|
3e |
Die klem val op sosiale verkeer en Afrikaanse kultuur. Dit is egter ook sinvol vir die Klub se beeld en vir lede se verryking om van tyd tot tyd blootstelling aan ander kulture te kry.
|
3f |
Die Klub is nie ‘n druk- of politieke groep nie en sal nie namens individue of groepe sake van beswaar met owerheidsinstellings of ander groepe aanroer en help beveg nie. Die Klub mag egter besluit om sekere standpunte in die nuusmedia of by owerheidsweë te stel indien geoordeel word dat dit ter opbou van die Suider-Afrikaanse immigrant sal wees, of om misverstande wat hierdie groep negatief kan raak, reg te stel. |
|
|
4. |
Aktiwiteite |
4a |
Gesinsfokus |
|
Danse, uitstappies, pretdae, ens.
|
4b |
Musiek- en Liriekfokus |
|
Bv. Afrikaanse musiek- en liriekkonserte en die ontginning van plaaslike Afrikaanse talent. Daar word jaarliks gepoog om sulke geleenthede landwyd aan te bied.
|
4c |
Uitreikfokus |
|
Affiliasie by toepaslike kulturele organisasies, samewerking met hulle waar die geleentheid hom voordoen en die bou van ‘n positiewe beeld van die Klub, Afrikaanssprekende en Suider-Afrikaner. |
|
|
5 |
Dienste |
|
- Sosiale funksies (hoofsaaklik gesinsdanse)
- Afrikaanse musiek en liriek
- ‘n Webblad
- ‘n Weeklikse elektroniese nuusbrief wat as skakel- en advertensiemedium dien en ook gebruik word om Klubprojekte mee te promoveer en fondse te in.
|
|
|
6. |
Lidmaatskap |
6a |
Lidmaatskap van die Klub sal oop wees vir enige persoon wat met die missie, doelwitte en etos van die Klub identifiseer en dit ondersteun, en die grondwet van die Klub aanvaar. |
6b |
- Lidmaatskap word gesien as ‘n ‘Gesinslidmaatskap’ (Dit sluit individuele lidmaatskap in).
- ‘n Gesin word bepaal deur een of twee ouers met hul minderjarige kinders. (‘Minderjarige kinders is vir hierdie doel gesinslede onder die ouderdom van 18 jaar, of onder 21 jaar indien voltydse studente.)
- Gesinslede bo die ouderdom van 18 jaar wat ‘n eie inkomste verdien, kan self aansluit.
- Oumas, oupas en ander familielede in die huishouding moet afsonderlik aansluit.
|
6c |
Ledegeld:
- Ledegeld word jaarliks deur die Bestuurskomitee bepaal en is vooruit betaalbaar. ‘n Ander fooi mag vir lidmaatskaphernuwing gehef word.
- Nie-lede is welkom om projekte van die Klub by te woon, indien hulle die fooi vir die spesifieke funksie betaal waar van toepassing. Nie-lede mag nie die Algemene Jaarvergadering bywoon nie, behalwe op uitnodiging van die Bestuurskomitee, waar ‘n spesifieke rede daarvoor bestaan.
- Ledegeld is nie terugbetaalbaar nie.
|
6d |
Stemreg:
Elke lid is geregtig op een stem vir elke saak wat vir stemming tydens algemene vergaderings voorgehou word. In ‘n gesin beteken dit dat elke gesin geregtig is op maksimum twee stemme; dus een stem per volwasse lid van ‘n gesin.
|
6e |
Aansluitings-aansoekvorms:
Nuwe aansoekers moet die amptelike aansoekvorm volledig voltooi en ledegeld betaal soos deur die Bestuurskomitee bepaal.
|
6f |
Eerste aansluiting:
Die eerste aansluiting vir individue en gesinne kos ‘n bedrag soos jaarliks bepaal deur die Bestuurskomitee. Die Bestuurskomitee mag vir praktiese redes ‘n benadering aanvaar wat daarop neerkom dat eerste aansluiters se aansluitingsfooi pro rata per kwartaal afneem, afhangende van wanneer hulle gedurende die jaar aansluit.
|
6g |
Duur van lidmaatskap:
Twaalf maande, wat strek van 1 April van een jaar tot 31 Maart van die daaropvolgende jaar. Dit stem ooreen met die klub se amptelike finansiële jaar.
|
6h |
Hernuwing van lidmaatskap:
Hernuwingskennisgewings word aan die begin van elke finansiële jaar uitgestuur op ‘n wyse en teen ‘n bedrag soos deur die Bestuurskomitee bepaal.
|
6i |
Lidmaatskapvoordele:
Die Bestuurskomitee kan by besighede of ander instansies afslag op goedere of dienste vir klublede beding, wat met die vertoning van hul lidmaatskapkaarte verkry kan word. Net so kan afslag op advertensies en toegangsfooie by klubfunksies as ledevoordele ingestel word. Nuwe lede asook potensiële lede moet van sodanige ledevoordele ingelig word.
|
6j |
Lederegister:
‘n Lederegister sal gehou word en alle relevante inligting bevat.
|
6k |
Bedanking:
‘n Geregistreerde lid mag uit die Klub bedank deur skriftelike kennisgewing aan die Klub.
|
6l |
Bewys van lidmaatskap:
‘n Lidmaatskapkaart vir die betrokke jaar met ‘n ledenommer daarop, asook ‘n kwitansie, sal na betaling van ledegeld uitgereik word en sal dien as bewys van lidmaatskap vir die finansiële jaar. Dit geld ook vir hernuwings. Die lidmaatskapkaart bly die eiendom van die Klub. |
|
|
7. |
Finansiële jaar |
7a |
Die finansiële jaar strek van 1 April tot 31 Maart van die daaropvolgende jaar. |
|
|
8. |
Verkiesing van Bestuurskomitee |
8a |
Alle besigheid en algemene sake van die Klub staan onder bestuur van die Bestuurskomitee en ‘n Voorsitter moet by die Algemene Jaarvergadering verkies word. |
8b |
Die Bestuurskomitee bestaan uit hoogstens sewe lede en portefeuljes kan na behoefte bepaal word, solank die volgende funksies uitgevoer word:
- Voorsitter
- Administrasie
- Tesouriewerk
- Sosiale organisering
- Skakelwerk/bemarking
|
8c |
Die Bestuurskomitee sal die reg hê om portefeuljes en rolle te wysig, uit te brei of in te kort. Sodanige wysigings sal dan vir die termyn van toepassing wees waarvoor daardie Bestuurskomitee verkies is. |
8d |
Die Bestuurskomitee sal die reg hê om lede op ‘n ad hoc basis te koöpteer en te vervang soos benodig. |
8e |
Slegs geregistreerde lede mag op die Bestuurskomitee dien. ‘n Verkose Bestuurskomiteelid kan deur skriftelike kennisgewing aan die voorsitter van die Bestuurskomitee uit sy pos bedank . |
|
|
9. |
Pligte van die Bestuurskomitee |
9a |
Die Bestuurskomitee se pligte sluit die volgende in: |
|
- Om binne die Trust se riglyne en ooreenkomstig die Klub se grondwet op te tree.
|
|
- Om die Algemene Jaarvergadering en ander algemene en spesiale vergaderings se besluite uit te voer.
|
|
- Om besluite wat by Bestuurskomitee-vergaderings van die Klub geneem word, te implementeer.
|
|
- Om strategiese riglyne van die trust en Bestuurskomitee te interpreteer en rigtinggewend na te streef.
|
|
- Om omgewingsverkenning te doen en die breë strategiese rigting van die Klub te bepaal en aksies in te stel vir die bereiking daarvan.
|
|
- Om notule te hou van alle vergaderings.
|
|
- Om te verseker dat akkurate rekord gehou word van alle finansiële transaksies van die Klub.
|
|
- Om eties en konstruktief teenoor klublede en ander persone wat die klub ondersteun, op te tree.
|
|
- Om aktief aan Bestuurskomitee-vergaderings en -besprekings en vergaderings deel te neem, wat insluit nougesette en gereelde gebruik van e-pos kommunikasie soos die gebruik op enige tydstip geld.
|
|
- Om te alle tye respekvol teenoor mede-Bestuurskomiteelede en Klublede op te tree.
|
|
|
10. |
Bestuurskomitee-vergaderings |
10a |
Die Bestuurskomitee se termyn stem ooreen met die Klub se finansiële jaar. |
10b |
Die Bestuurskomitee moet minstens drie vergaderings per bestuurstermyn hou. |
10c |
Kennisgewings van vergaderings en sakelyste moet binne redelike tydperk voor vergaderings aan Bestuurskomiteelede uitgestuur word. |
10d |
Vergaderings moet behoorlik genotuleer en besluite genommer word. Beheer oor besluite se uitvoering moet in notules gereflekteer word. |
10e |
Alle portefeuljehouers moet voorbereid na Bestuurskomiteevergaderings gaan, waar hulle terugvoering oor hul projekte / verantwoordelikhede moet gee. |
10f |
Hoewel Bestuurskomiteelede hul eie, toegewysde portefeuljes mag hê (wat hulle buite die Bestuurskomitee nastreef en uitleef), is almal se kollektiewe rol tydens Bestuurskomiteevergaderings om die Klub se belange te verteenwoordig en die organisasie oorhoofs te help bestuur. |
|
|
11. |
Spesiale Algemene Vergaderings |
|
Spesiale Algemene Vergaderings kan op een van twee maniere belê word: |
11a |
Op geskrewe versoek van enige tien (10) geregistreerde en opbetaalde lede, kan die Voorsitter ‘n spesiale algemene vergadering van die Klub belê. Kennisgewing van sodanige vergadering moet nie minder nie as sewe (7) dae voor die vergadering geskied. Die doel van die vergadering moet duidelik in die kennisgewing uiteengesit word. |
11b |
Indien die Bestuurskomitee van oordeel is dat ‘n saak weens die dringendheid of belangrikheid daarvan na lede geneem moet word vir kennisname of ‘n beslissing, kan die Voorsitter namens die Bestuurskomitee ‘n spesiale algemene vergadering van die Klub belê. Kennisgewing van sodanige vergadering moet nie minder nie as sewe (7) dae voor die vergadering geskied. Die doel van die vergadering moet duidelik in die kennisgewing uiteengesit word. |
|
|
12. |
Algemene Jaarvergaderings |
12a |
‘n Algemene Jaarvergadering (AJV) moet elke jaar net voor die einde van die finansiële jaar gehou word. |
|
- Die AJV se sakelys moet minstens 7 dae voordat die vergadering plaasvind deur die Administrateur beskikbaar gestel word aan Klublede wat versoek om dit te ontvang.
|
|
- Die AJV moet genotuleer word.
|
|
- Tydens die AJV moet ‘n Voorsittersverslag aan Klublede voorgelê word, wat ‘n uiteensetting van die jaar se werk gee.
|
|
- Tydens die AJV moet ‘n finansiële verslag - met ‘n inkomste- en balansstaat van die huidige finansiële jaar tot in daardie stadium - asook gekontroleerde finansiële state van die vorige boekjaar (gekontroleer deur ‘n kundige persoon onafhanklik van die Bestuurskomitee), voorgelê word.
|
|
- Tydens die AJV moet nuwe Bestuurskomiteelede vir die daaropvolgende Klubjaar verkies word.
|
|
|
13. |
Orde-reëlings vir vergaderings |
13a |
Vir ‘n amptelike vergadering van die Bestuurskomitee moet ‘n meerderheid van die lede saam in een vertrek teenwoordig wees. Die Voorsitter sal Bestuurskomitee-vergaderings lei en in die Voorsitter se afwesigheid, die aangewese Bestuurskomiteelid of administratiewe medewerker vir die betrokke doel. Indien beide die Voorsitter en aangewese Bestuurskomiteelid/medewerker afwesig is, sal ‘n tydelike voorsitter vanuit die Bestuurkomiteelede teenwoordig verkies word. Vergaderings kan per telefoon gehou word indien nodig. |
13b |
Reëlings of besluite wat tussen fisieke vergaderings per e-pos, faks of telefonies getref of geneem is, moet tydens die volgende Bestuurskomiteevergadering bekragtig en genotuleer word. |
|
|
14. |
Kworums |
14a |
Vir Algemene Vergaderings sal ‘n kworum bestaan uit ten minste die teenwoordige Bestuurskomiteelede plus vyf (5) geregistreerde lede en vir ‘n Bestuurskomiteevergadering die helfte van die betrokke jaar se Bestuurskomiteelede. |
|
|
15. |
Stemprosedures tydens vergaderings |
15a |
Tydens vergaderings waar daar oor ‘n voorstel gestem moet word, sal dit beslis word op ‘n meerderheid van 60% stemme by wyse van hand-op-steek of stembriewe. |
15b |
Slegs geregistreerde en opbetaalde lede besit stemreg. |
15c |
In die geval van gesinslidmaatskap sal elke eggenoot van dieselfde gesin stemreg besit. Minderjarige lede sal nie stemreg besit nie. |
|
|
16. |
Finansies |
16a |
‘n Opsomming van alle uitbetalings sedert ‘n vorige Bestuurskomiteevergadering moet aan die Bestuurskomitee voorgelê word vir bekragtiging tydens die daaropvolgende vergadering. |
16b |
Volledige besonderhede van alle finansiële transaksies sal behoorlik deur middel van algemeen aanvaarde rekeningkundige praktyke bygehou word. Hierdie werk moet so ver moontlik gerekenariseer wees. |
16c |
Die jongste Inkomste/Uitgawestate moet tydens Bestuurskomiteevergaderings voorgelê word vir insae, bespreking en goedkeuring. |
16d |
Uitbetalings mag gemaak word aan enige lid vir die vergoeding van onkostes wat deur die lid aangegaan is in die lid se hoedanigheid as verteenwoordiger van die Klub en met goedkeuring van die Bestuurskomitee. Volledige besonderhede van uitbetalings sal in die rekenkundige stelsel aangeteken word. |
16e |
Waar noodsaaklike, professionele dienste verlang word en die tegniese aard of volume van die werk tot gevolg het dat niemand gekry kan word wat dit vrywilig wil lewer nie, mag diensleweraars op kontrakbasis, in deeltydse hoedanigheid of op voltydse grondslag teen betaling aangestel word. Die Bestuurskomitee moet homself eers vergewis dat die klub die uitgawe standhoudend kan bekostig en die ondersoek na die saak en die bevinding deeglik notuleer. Lede van die klub (insluitend Bestuurskomiteelede) mag vir sulke aanstellings oorweeg word. |
16f |
Waar iemand noodsaaklike, professionele dienste lewer en nie op kontrakbasis, in deeltydse hoedanigheid of op voltydse grondslag teen betaling aangestel word nie, en dit volgens die oordeel van die Bestuurskomitee nodig is dat die persoon ‘n eenmalige of gereelde honorarium betaal moet word, kan sodanige honorarium betaal word, mits die Bestuurskomitee tevrede is dat die uitgawe binne die grense van redelikheid is, dat die klub die uitgawe standhoudend kan bekostig en die ondersoek na die saak en die bevinding deeglik genotuleer is. Lede van die klub (insluitend Bestuurskomiteelede) kan vir sulke honorariums oorweeg word. |
16g |
Alle gelde wat deur die Klub uit ledegeld, donasies, verkope, advertensies, toegangsfooie, ens. ontvang word, sal in die Klub se bankrekening inbetaal word. |
16h |
Tjeks deur die Klub uitgereik, moet deur ten minste twee van die volgende persone geteken word: |
|
- Voorsitter
- Administrateur
- Aangewese BK-lid
|
16i |
Die betrokke persone se tekenmagte moet jaarliks deur die Tesourier by die relevante bank geregistreer word. |
16j |
Alle relevante finansiële rekords van die Klub sal jaarliks aan ‘n kundige persoon, onafhanklik van die Bestuurskomitee, oorhandig word vir sy/haar inspeksie, om te bepaal en te verklaar dat die boeke op verantwoordelike en deursigtige wyse opgestel en hanteer is. |
16k |
Finansiële state sal tydens die Algemene Jaarvergadering aan lede voorgehou word. |
16l |
Die Klub sal onder geen omstandighede geld leen of uitleen nie. |
|
|
17. |
Veiligheid |
17a |
‘n Aktiwiteitskoördineerder sal vir die Klub se funksies en/of geleenthede aangewys word en die persoon, sowel as ‘n veiligheidsverteenwoordiger, sal gedurende, en tot na afloop van, die funksie en/of geleentheid teenwoordig wees. |
17b |
Die aktiwitietskoördineerder neem volle beheer van en verantwoordelikheid vir die funksie en moet enige ongerymdhede aan die Voorsitter en/of ander Bestuurskomiteelede rapporteer. |
17c |
Die Bestuurskomitee moet toesien dat toepaslike en voldoende openbare aanspreeklikheidsversekering jaarliks uitgeneem word. |
|
|
18. |
Pers- en openbare verklarings |
18a |
Enige pers- en openbare verklarings sal deur die Voorsitter of Skakelbeampte gedoen word ooreenkomstig hul onderlinge reëling. Indien die portefeulje van Skakelbeampte nie gevul is nie, sal sulke verklarings gedoen word na konsultasie met so veel as moontlik lede van die Bestuurskomitee as wat redelikerwys bereik kan word. |
18b |
Woordvoerder(s) van die Klub moet die goeie naam van die Klub en lede beskerm deur te poog om ‘n positiewe beeld uit te dra en konstruktiewe kommentaar te lewer. Woordvoerders mag nie in die openbaar kritiek teen ander persone of instansies uitspreek nie, behalwe om die Klub se posisie op ‘n deurdagte, beskaafde wyse uit te spel. |
18c |
Mediavrystellings moet altyd skriftelik aan die nuusmedia aangebied word en rekord moet hiervan gehou word. |
18d |
Die Klub mag onder geen omstandighede as ‘n openbare drukgroep optree nie. |
18e |
Klublede mag nie namens die Klub in gesprekke of onderhandelinge met nuusmedia betrokke raak sonder goedkeuring en medewete van die Bestuurskomitee nie. |
|
|
19. |
Politiek |
19a |
Die Klub sal geen politieke affiliasie, fisies of geïmpliseerd, vorm nie. |
19b |
Politiekery word nie in Klubverband (by funksies of deur die Klub se kommunikasiemedia) toegelaat nie. Die Bestuurskomitee sal ook pro-aktief daaraan werk om enige vorm van politiekery (veral vanuit die vorige Suider-Afrikaanse perspektief beskou) uit die Klub se projekte en kommunikasie te weer. Dit sluit in die Bestuurskomitee se reg om sensitiewe landsimbole by amptelike byeenkomste te verbied. |
19c |
Die Bestuurskomitee sal daarna streef om mense vanuit alle (Suider-Afrikaanse en Nieu-Seelandse) politieke agtergronde saam te voeg juis deur die aktiewe vermyding van daardie sensitiewe sake wat mense maklik van mekaar kan isoleer of vervreem en deur die aktiewe ontginning van die gemene deler van die Afrikaanse taal en kultuur. |
|
|
20. |
Dissiplinêre aksies en opsegging van lidmaatskap |
20a |
Die Klub behou die reg voor om enige lid vir ‘n tydperk, soos bepaal deur die Bestuurskomitee, te skors of sy lidmaatskap permanent te beëindig soos nodig geag deur die Bestuurskomitee, na gelang van omstandighede. |
20b |
Die skorsing van lede kan geskied na gelang van die Bestuurskomitee se oordeel, op grond van: |
|
- oortreding van die Grondwet van die Klub, of
- oortreding van Nieu-Seeland se landswette, of
- algemene wangedrag wat indruis teen die Klub se etos of normale ordentlike waardes, of
- optrede wat die Klub of sy lede in openbare verleentheid bring.
|
20c |
Die Bestuurskomitee sal bepaal wat die periode van skorsing (indien toepaslik) behoort te wees. |
20d |
‘n Lid wat vir skorsing of beëindiging van lidmaatskap oorweeg word, sal skriftelik van die rede hiervoor verwittig word en sal die geleentheid gegee word om sy/haar saak aan die Bestuurskomitee te stel. Die Bestuurskomitee sal dan ‘n besluit oor skorsing neem en die uitslag hiervan sal binne veertien (14) dae skriftelik aan die lid bekend gemaak word. |
20e |
Die beslissing van die Bestuurskomitee is finaal en geen reg tot appèl sal toegestaan word nie. |
20f |
‘n Lid wat geskors is, sal lidmaatskapvoordele verbeur en nie toegelaat word om aan verdere formele aktiwiteite van die Klub deel te neem nie, vir die volle tydperk van skorsing. |
20g |
Die geskorste lid moet sy/haar lidmaatskapkaart aan die Klub terugbesorg vir die duur van die skorsingstydperk. |
20h |
Na afloop van die skorsingsperiode mag so ‘n persoon se lidmaatskap normaal voortgaan en die lidmaatskapkaart aan hom/haar terugbesorg word. |
20i |
Indien ‘n lid geskors word, word geen ledegelde terugbetaal nie. |
|
|
21. |
Wysigings en bylae tot die Grondwet |
21a |
Hierdie Grondwet mag gewysig word onderhewig aan geskrewe kennisgewing aan die Klub dertig (30) dae voor die Algemene Jaarvergadering. |
21b |
Die mosie vir wysiging of byvoeging moet vergesel word deur die motivering en handtekening van die Voorsteller en die Sekondant. |
21c |
Die wysiging moet deur ‘n 60% meerderheid van die Algemene Jaarvergadering goedgekeur word. |
|
|
22. |
Grondwet |
22a |
‘n Afskrif van hierdie Grondwet sal aan elke lid gegee word met aansluiting, of hulle sal na die kopie op die Klub se webwerf verwys word. |
22b |
In die geval van ‘n meningsverskil sal die Bestuurskomitee se interpretasie van die Grondwet en regulasies geldend wees en geen reg tot appèl sal toegestaan word nie. |
|
|
23. |
Regulasies |
23a |
Die Klub mag regulasies opstel en byvoeg soos benodig. Hierdie regulasies sal deur die Bestuurskomitee opgestel word en sal tydens ‘n algemene vergadering bevestig word. |
|
|
24. |
Ontbinding van die Klub |
24a |
Die Klub mag slegs ontbind word op grond van ‘n 60% meerderheidsbesluit van die teenwoordige lede by ‘n spesiale vergadering wat vir die doel belê is. |
24b |
‘n Tweede spesiale vergadering om die ontbinding te bevestig moet binne dertig (30) dae na die aanvanklike vergadering gehou word. |
24c |
Enige bates van die Klub sal verkoop word en nadat alle uitstaande rekeninge vereffen is, sal die balans van fondse eerstens aan ‘n soortgelyke organisasie(s), wat Afrikaanse taal en kultuur en/of Afrikaanse godsdiens bevorder, geskenk word, of indien so ‘n organisasie nie bestaan nie, of as daar geldige redes bestaan waarom sodanige organisasie nie die gepaste ontvanger sal wees nie, dan aan ‘n liefdadigheidsorganisasie wat deur die Bestuurskomitee aangewys sal word. |
|
|
25. |
Die amptelike Klubstempel |
25a |
Die Voorsitter en administrateur het beheer en gebruik van die amptelike Klubstempel, en dit mag slegs in hul teenwoordigheid aangebring word. Die administrateur sal in besit van die Stempel wees. |
|
|
26. |
Liassering en argivering van Klubdokumente |
26a |
Die beginsel moet gehandhaaf word dat die klub se bestaan en groei, vanuit die Suider-Afrikaanse migrasiekonteks beskou, op sigself histories van aard is. Om hierdie rede is dit sinvol dat amptelike dokumente geliasseer en vir argiefdoeleindes permanent bewaar word. |
26b |
Alle amptelike dokumentasie van die Klub sal behoorlik en veilig geliasseer word. Dit sluit in notules, sakelyste, finansiële state en ander finansiële dokumente, mediavrystellings, promosiedokumente, briewe, programme van projekte en belangrike korrespondensie ontvang. |
26c |
Elke portefeuljehouer moet alle dokumentasie wat met sy/haar portefeulje(s) te doen het liasseer en na afloop van sy/haar termyn aan die opvolger oorhandig, of aan die administrateur oorhandig vir bewaring, ooreenkomstig die geval. |
|
|
27. |
Vertroulikheid |
27a |
Alle lede en medewerkers van die Klub moet alle klubinligting rondom sake soos finansies, naamlyste, adreslyste (fisies of elektronies) uiters vertroulik hanteer. Sulke inligting mag nooit aan derde partye oorhandig word nie, behalwe waar die Bestuurskomitee dit vir aanvaarbare en noodsaaklike redes nodig sou ag en so notuleer. Hierby word in ag geneem die toepaslike wet rondom vertroulikheid wat in Nieu-Seeland geld. |
|
|
|
Bylae |
|
Registreer goedgekeurde regulatoriese wysigings hier, bv. veranderings of byvoegings tot die Bestuurskomitee se portefeuljes. |